Työelämän murros on muuttanut perusteellisesti yritysten toimitilatarpeita Suomessa ja maailmanlaajuisesti. Etätyöstä on tullut pysyvä osa työelämää, mikä näkyy konkreettisesti toimistotilojen käytössä ja suunnittelussa. Tilastokeskuksen mukaan jo yli 40 % suomalaisista tietotyöläisistä tekee säännöllisesti etätyötä, kun ennen pandemiaa vastaava luku oli noin 15 %. Kansainvälisesti tarkasteltuna suurkaupungeissa toimistotilojen käyttöasteet ovat laskeneet 30-50 %. Tämä muutos heijastuu sekä toimistotilojen määrälliseen tarpeeseen että laatuvaatimuksiin, kun yritykset etsivät uutta tasapainoa hybridityön aikakaudella.
Kuinka paljon toimistotilojen kysyntä on vähentynyt etätyön myötä?
Toimistotilamarkkinoilla on tapahtunut merkittäviä muutoksia viimeisten vuosien aikana. KTI Kiinteistötieto Oy:n tutkimuksen mukaan Suomen suurimmissa kaupungeissa toimistotilojen vajaakäyttöaste on noussut keskimäärin 12-15 prosenttiin, kun se ennen pandemiaa oli noin 8-10 %. Helsingin ydinkeskustassa vajaakäyttöaste on kasvanut 7 prosentista lähes 15 prosenttiin.
Vuokraustoiminnan näkökulmasta muutos näkyy selvästi: uusien vuokrasopimusten keskikoko on pienentynyt noin 20-30 %, kun yritykset arvioivat uudelleen todellisen tilatarpeensa. Vuokratasot ovat laskeneet erityisesti B- ja C-luokan toimistoissa 10-15 %, kun taas premium-luokan tilojen vuokrat ovat pysyneet vakaammin, laskien vain noin 5 %.
Toimialojen välillä on huomattavia eroja: IT- ja konsultointiala on vähentänyt toimistotilojaan keskimäärin 30-40 %, kun taas teollisuus- ja tuotantoyritysten toimitilakysyntä on pysynyt vakaampana, laskien vain noin 5-10 %. Alueellisesti tarkasteltuna pääkaupunkiseudun ulkopuolella muutos on ollut maltillisempaa, vajaakäyttöasteen kasvaessa noin 5-7 prosenttiyksikköä.
Miten yritykset voivat optimoida toimitilastrategiaansa hybridityöympäristössä?
Hybridityön aikakaudella toimitilastrategian uudistaminen vaatii kokonaisvaltaista lähestymistapaa. Ensimmäinen askel on työntekijöiden todellisten tarpeiden kartoitus: milloin, miksi ja miten toimistoa käytetään. Datan kerääminen tilojen käyttöasteesta ja käyttötavoista tarjoaa konkreettisen pohjan päätöksenteolle.
Toimintamallina toimii esimerkiksi toimistotilan jakaminen vyöhykkeisiin eri käyttötarkoitusten mukaan: yhteistyöalueet, hiljaiset työskentelytilat ja virtuaalikokousalueet. Käytännössä tämä voi tarkoittaa, että 70 % toimistotilasta varataan yhteistyöhön ja vain 30 % yksilötyöhön. Suosittu malli on myös hotdesking eli jaetut työpisteet, jossa siirrytään kiinteistä työpisteistä varausjärjestelmällä toimiviin jaettuihin tiloihin.
Kustannusten optimoinnissa kannattaa harkita joustavampia vuokrasopimuksia: lyhyempiä sopimusaikoja tai optiolausekkeita, jotka mahdollistavat joustavan skaalauksen tarpeen mukaan. Yhä useampi yritys siirtyy myös hub-and-spoke -malliin, jossa yhdistetään keskeinen päätoimisto ja pienemmät satelliittitoimistot lähempänä työntekijöiden koteja.
Millaisia toimistotiloja tarvitaan etätyöaikakaudella?
Etätyöaikakaudella toimistotilojen tarve on muuttunut radikaalisti kohti tiloja, jotka tukevat erityisesti niitä toimintoja, joita etätyössä ei voi tehokkaasti toteuttaa. Yhteistyötä tukevat tilat, kuten muunneltavat projektitilat ja innovaatioareenat, ovat nousseet keskeiseen asemaan. Näissä tiloissa korostuvat joustavat kalusteratkaisut, hyvä akustiikka ja teknologia, joka tukee sekä fyysistä että virtuaalista yhteistyötä.
Hybridikokoustilat ovat uudessa toimistosuunnittelussa välttämättömiä. Näiden tilojen täytyy mahdollistaa saumaton yhteistyö paikan päällä ja etänä työskentelevien välillä, mikä vaatii korkealaatuista ääni- ja videotekniikkaa sekä interaktiivisia esitysratkaisuja. Keskimäärin 30-40 % modernista toimistotilasta on nykyään varattu erilaisille kokoustiloille.
Työympäristön tulee tarjota selkeää lisäarvoa etätyöhön verrattuna: ergonomisia työpisteitä, luonnonvaloa, viihtyisyyttä ja yhteisöllisyyden tunnetta. Myös hyvinvointia tukevat tilat, kuten lepohuoneet, kuntosalit ja terveellisen ruoan tarjoilu ovat nousseet merkittäviksi tekijöiksi, jotka houkuttelevat työntekijöitä toimistolle.
Miten kiinteistösijoittajan kannattaa varautua etätyötrendin jatkumiseen?
Kiinteistösijoittajan näkökulmasta etätyötrendin jatkuminen edellyttää strategista uudelleenajattelua ja riskien hallintaa. Portfolion monipuolistaminen on ensiarvoisen tärkeää: toimistokiinteistöjen rinnalle kannattaa harkita sijoituksia logistiikkakiinteistöihin, datakeskuksiin ja asuinkiinteistöihin, jotka ovat osoittaneet vahvempaa resilienssiä markkinahäiriöissä.
Toimistokiinteistöjen osalta sijainti on yhä kriittisempi tekijä. Prime-kohteet keskeisillä sijainneilla, hyvien julkisten liikenneyhteyksien varrella säilyttävät arvonsa todennäköisemmin kuin syrjäisemmät kohteet. Investoinnit kiinteistöjen muuntojoustavuuteen maksavat itsensä takaisin: rakenteet ja talotekniikka, jotka mahdollistavat tilojen helpon muuttamisen eri käyttötarkoituksiin, lisäävät kiinteistön elinkaariarvoa.
Uudet ansaintamallit, kuten joustavat vuokrasopimukset ja serviced office -konseptit tarjoavat mahdollisuuksia sopeutua muuttuneeseen markkinatilanteeseen. Osa sijoittajista on myös alkanut muuntaa vanhoja toimistokiinteistöjä asunnoiksi tai hybridikäyttöön, mikä vastaa kaupunkikehityksen uusia tarpeita.
Milloin toimistotilojen kysyntä palautuu pandemiaa edeltävälle tasolle?
Asiantuntijoiden arviot toimistotilamarkkinoiden elpymisaikataulusta vaihtelevat merkittävästi. Realistisimman skenaarion mukaan emme tule näkemään täyttä paluuta pandemiaa edeltävälle kysynnän tasolle lainkaan, vaan markkina on pysyvästi muuttunut. KTI Kiinteistötiedon ennusteen mukaan toimistotilojen kokonaiskysynnän odotetaan vakiintuvan noin 15-20 % pandemiaa edeltävää tasoa alhaisemmalle tasolle.
Käyttöasteiden osalta RAKLI ry:n tutkimus ennakoi, että parhaimmillaankin toimistojen käyttöaste tulee jäämään 60-70 % tasolle verrattuna aikaan ennen etätyöbuumia. Toimistotilamarkkinoiden polarisaatio todennäköisesti vahvistuu: A-luokan modernit, joustavat ja keskeisillä paikoilla sijaitsevat tilat elpyvät voimakkaammin, kun taas vanhentuneet ja huonommilla sijainneilla olevat toimistot jäävät pysyvämmin käyttöasteen laskun loukkuun.
Toimialakohtaiset erot ovat huomattavia: rahoitusala ja teknologiayritykset ovat vahvistaneet etätyökäytäntöjään, kun taas luovilla aloilla ja koulutussektorilla on suurempi tarve fyysisille kohtaamisille. Tämä heijastuu suoraan toimistotilojen kysyntään eri sektoreilla.
Toimistotilojen tulevaisuuden näkymät – mistä kannattaa olla tietoinen?
Toimistotilojen tulevaisuutta määrittää vahvasti hybridityön jatkuva kehittyminen ja sen myötä muuttuvat tarpeet. Yrityspäättäjien on syytä seurata työn tekemisen tapojen muutosta ja työntekijöiden preferenssejä aktiivisesti, sillä kilpailu osaajista edellyttää houkuttelevia työympäristöjä. Teknologiaratkaisujen merkitys toimistotiloissa kasvaa entisestään: älykäs tilavarausjärjestelmä, reaaliaikainen käyttöasteen seuranta ja automatisoitu sisäilman hallinta ovat jo pian perusedellytyksiä.
Toimitilastrategian suunnittelussa aikahorisontin lyhentäminen on järkevää epävarmassa markkinatilanteessa. Strategiakierros 3-4 vuoden välein on muuttunut vuosittaiseksi tarkasteluksi. Käytännön seuraavina askelina yritysten kannattaa:
- Toteuttaa perusteellinen käyttöastemittaus nykyisissä tiloissa
- Kartoittaa henkilöstön todelliset tarpeet ja preferenssit
- Pilotoida joustavia tilaratkaisuja ennen laajempaa implementointia
- Harkita toimitilastrategian ulkoistamista asiantuntijoille
Muuttuvassa tilanteessa kiinteistöalan asiantuntijoiden osaaminen korostuu. CRE Premisesin kaltaiset kokeneet toimijat voivat auttaa yrityksiä navigoimaan muuttuvassa toimitilamarkkinassa ja löytämään optimaalisen tasapainon kustannustehokkuuden ja houkuttelevan työympäristön välillä. Erityisesti tuotannon, logistiikan ja toimiston yhteensovittamisessa tarvitaan kokonaisvaltaista ymmärrystä kiinteistömarkkinoiden dynamiikasta ja tulevaisuuden trendeistä.
Ota yhteyttä CRE Premisesiin ja löydä yrityksellesi sopiva toimitila!
Voit tutustua myös laajaan tilavalikoimaamme Kauppalehden listauksissamme.